Schon lange beschäftige ich mich damit, wie man möglichst viel in einer angemessenen Zeitspanne erreichen kann. Dabei geht es nicht immer in erster Linie darum produktiver zu werden, sondern auch präsenter zu sein, die richtigen Aufgaben zu bearbeiten und dabei viel zu lernen. Während meiner vollen Tage neben meinem Vollzeitjob als IT-Projektmanagerin und dem Informatikstudium verlasse ich mich daher auf viele unterschiedliche Tools und Apps, die es mir erleichtern meine Aufgaben und To-dos zu meistern, welche ich euch in diesem Artikel etwas genauer vorstellen werde. Ich hoffe, es ist die eine oder andere neue Idee für dich dabei.
Organisation von Aufgaben
Ständig gibt es etwas zu tun - auf der Arbeit kommt eine neue Nachricht per Teams, die Wäsche möchte noch aufgehängt werden und eigentlich habe ich mir gestern noch etwas ganz anderes für heute vorgenommen. Auch hier können die richtigen Tools und Tipps dir unter die Arme greifen, um deinen Tag realistisch zu planen. Grundsätzlich trenne ich meine inhaltliche Planung von Projekten sowie meine reale wöchentliche oder tägliche Arbeit. Dadurch, dass sich bei mir immer aus vielen Richtungen Aufgaben ansammeln, habe ich nicht nur auf der Arbeit mehrere Projekte und somit unterschiedlichste Aufgabenspeicher, sondern darüber hinaus einen für die Uni sowie einen weiteren für private To-dos. Um diese ganzen Herausforderungen zu organisieren, eignen sich jeweils unterschiedliche Apps, wie Trello, Notion oder einfache Todo-Apps auf dem Handy.
Trello
Bei Trello handelt es sich um ein Kanban Board von Atlassian, welches es auf eine sehr einfache Art und Weise ermöglicht, größere Projekte und die einzelnen Aufgaben sowie ihren Status festzuhalten. Wir bei ITgirls benutzen tatsächlich ein Trello-Board, um Aufgaben untereinander aufzuteilen und gemeinsam einen Überblick über die verschiedenen To-dos zu behalten. Auch für meine Bachelorarbeit habe ich mich an dem Tool bedient, um den aktuellen Fortschritt greifbarer zu machen.
Notion
Für meine Uniaufgaben nutze ich aktuell Notion. Hier kann ich sehr frei, wie in einem privaten Wikipedia, Seiten und Notizen mit einfachen Formatierungen anlegen. Darüber hinaus hat Notion zahlreiche weitere Möglichkeiten wie Tabellen, Checklisten und Verlinkungen, die es einem erleichtern, alle wichtigen Informationen und Links für den Studienalltag zu sortieren und in eine individuelle Struktur zu bringen. Das initiale Setup kann ein paar Stunden in Anspruch nehmen, im Anschluss kann man aber bestehende Templates einfach kopieren und wiederverwenden, sodass man sich langfristig Zeit spart. Auch gibt es inzwischen viele Templates von unterschiedlichsten Creator:innen, die man frei nutzen kann, sodass man nicht unbedingt bei null starten muss. In den letzten Monaten habe ich auch immer häufiger gesehen, dass einige ihre persönliche Jahresplanung oder auch den Haushalt in der WG mit Notion planen.
To Do Listen Apps
Microsoft Todo oder die Todo App auf deinem iPhone reichen meistens schon aus, um initial ein paar Aufgaben zu speichern und sie im Blick zu halten, um sie später abzuarbeiten. Besonders, wenn du dir zu Beginn einer größeren Aufgabe einen ersten Überblick verschaffen möchtest oder das Thema nur sehr wenige Unterpunkte hat. Ich kann euch zusätzlich die Alternative WaterDo empfehlen, wo ihr durch Gamification spielerisch animiert werdet, mehr To-dos abzuschließen.
Physisches Notizbuch
Für einige bestimmt bereits outdated, für mich ein fester Bestandteil - mein Notizbuch. Für mich ist es der Ort, wo alle meine verschiedenen Aufgaben-Buckets (Notion, Confluence von der Arbeit, Trello von ITgirls) zusammenkommen und in meine Woche bzw. meinen Tag geplant werden. Hierzu schaue ich mir erst pro Woche an, welche Termine privat und von der Arbeit bzw. Uni anstehen und im Anschluss, wie viel Zeit ich für die jeweiligen Aufgaben der verschiedenen Bereiche freihalten sollte. Dann schaue ich mir für die freigehaltene Zeit für Arbeit und Uni jeweils an, welche Aufgaben von den jeweiligen Projekten eine feste Deadline haben, die ich unbedingt erledigen sollte und plane hierfür ebenfalls Zeit ein. Wichtig ist hierbei auch genug Luft für weitere ad hoc Aufgaben zu lassen, damit sich bei der kleinsten Planänderung nicht der gesamte Workload auf den nächsten Tag verschiebt. Hier kann ich euch empfehlen mal zu tracken, wie viel Zeit ihr für ad hoc Aufgaben typischerweise an einem Tag benötigt und grob diese Zeitspanne ungeplant lasst. Sobald die wichtigsten To-dos verplant sind, schaue ich noch ganzheitlich über den Kalender - wenn mir hier auffällt, dass ich noch viele Lücken habe, dann überlege ich, ob ich ein paar freie Teile mit Sport oder anderen kreativen Aktivitäten ausfüllen kann. Natürlich können diese auch bereits initial als Termin eingetragen werden - je nachdem, wie flexibel ihr seid.
Habit Tracker Apps
Habit Tracker sind eine einfache Art, um Gewohnheiten, die ihr in euren Alltag einbauen wollt, zu tracken. Hierfür nutze ich eine monatliche Seite in meinem Notizbuch, es gibt aber auch zahlreiche Apps, in die du deine Habits eintragen und sie tracken kannst. Solltet ihr neu damit beginnen Routinen aufzubauen oder Gewohnheiten in euren Tag zu integrieren, dann konzentriert euch erstmal nur auf ein paar wenige und versucht diese möglichst regelmäßig zu erfüllen. Ich habe beispielsweise damit begonnen, auf dem Weg zur Arbeit zu lesen und dann nach und nach erst weitere Habits zu integrieren. Lass dich auch nicht entmutigen, wenn du deinen Streak brichst und eine längere Pause eingelegt hast. Niemand bewertet dich danach und dein zukünftiges Ich wird sich mehr darüber freuen, dass du es öfter versucht hast.
Fokus
Manchmal fällt es mir besonders schwer in bestimmten Situationen das Handy aus der Hand zu legen - besonders wenn ich gestresst bin oder ich gerade zu viele Aufgaben aus unterschiedlichsten Bereichen vor mir habe und gar nicht weiß, womit ich zuerst beginnen sollte. In diesen Situationen verwende ich gerne die Forest-App. In dieser App kann ich für einen Zeitraum (z.B. 45 Minuten) einen virtuellen Baum pflanzen, während ich mein Handy zur Seite lege. Sobald man während dieser Zeit doch eine zweite App öffnet - bricht der Pflanzvorgang ab und man endet mit einem kahlen Baumstumpf. Entsprechend ermutigt einen die App auf eine spielerische Art (Gamification) sich den eigentlichen Aufgaben zu widmen und man kann über den Tag oder auch Wochen einen kleinen Wald kreieren, der indirekt für deinen Fleiß steht. Mit den Punkten, die man nebenbei durch das Pflanzen sammelt, kann man sich neben verschiedenen Pflanzenarten auch für das Pflanzen eines echten Baumes austauschen. Mehr Tipps zum Thema konzentriert Arbeiten findest du übrigens hier in dem Artikel von Manon.
Für Momente, bei denen ich mich beim besten Willen nicht konzentrieren kann und gleichzeitig am liebsten einfach auf dem Sofa chillen und die nächste Serie schauen möchte, helfen auch gerne Meditations-Apps, um ein wenig abzuschalten und Abstand zur Situation zu gewinnen. Zugegebenermaßen bin ich hier noch eine komplette Anfängerin, aber bereut habe ich meine ersten Schritte zu mehr Achtsamkeit bisher noch nie. Sie kosten allerdings aktuell noch sehr viel eigene Überwindungskraft. Es gibt hier zahlreiche Apps, aus denen gewählt werden kann, wie Headspace, Calm oder Balance. Balance ist meine App der Wahl, da sie für mich durch das kostenlose Probejahr besonders attraktiv war, sie ist sehr einfach gestaltet und somit perfekt für den ersten Einstieg.
Organisation von Terminen
Zur Organisation von Terminen eignen sich natürlich alle möglichen Kalender Apps. Im Folgenden findet ihr dazu meine Tipps und Tricks, wie ich meinen privaten, Uni- und Arbeitskalender im Blick behalte.
1. Definition einer Single Source of Truth
Definiert für euch einen Kalender oder eine App, wo ihr all eure weiteren Kalender integriert. Hierfür nutze ich einfach meinen privaten Outlook Account. Bei allen Einträgen weiß ich direkt, dass Sie aktuell sind und dass ich mich auf sie verlassen kann. Falls ich Unterwegs mal keinen Zugriff auf diesen Kalender haben sollte, schreibe ich die Termine anderweitig auf und übertrage sie schnellstmöglich in meine Ansicht. Nur mein Arbeitskalender bleibt hier außen vor, damit nicht alles synchronisiert werden muss oder ich im Urlaub an meine Arbeitstermine erinnert werde.
2. Nutzung von Kategorien oder Sub-Kalendern
Besonders, wenn ihr wiederkehrende Termine in bestimmten Kategorien wie Uni, Sport oder Familie habt, könnt ihr hierfür Kategorien anlegen, um diese zu sortieren oder auch um diese wahlweise einzublenden. Sub-Kalender sind statt Kategorien besonders empfehlenswert, wenn ihr die Inhalte einzeln mit anderen teilen wollt, ohne direkt euren gesamten privaten Kalender freizugeben.
3. Indirektes Teilen einzelner Termine zwischen Privat- und Arbeitskalender
Wer wie ich zusätzlich zu einem privaten Kalender einen sehr gefüllten Kalender über einen Arbeitsaccount hat, kann sehr schnell den Überblick zu Terminen, die evtl. etwas in die Arbeitszeit hineinragen oder Abendveranstaltungen von der Arbeit, verlieren. Da ich in meinem Arbeitskalender den Überblick über private Termine nicht verlieren möchte, leite ich den Termin direkt an meine Arbeitsadresse weiter und stelle ihn dort auf Out-of-office sowie privat. Liegen Arbeits Events am Wochenende oder außerhalb von typischen Arbeitszeiten, so erstelle ich einen weiteren Termin parallel zu dem existierenden und lade meine private Email ein, sodass ich den Termin ebenfalls in meinem privaten Kalender habe. Sobald ihr euch hier eine einfache Routine eingerichtet habt, solltet ihr einen besseren Überblick haben und keine Termine mehr aus den Augen verlieren.
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